A presente Política de Respostas aos Pedidos de Atendimento de Direitos do Titular tem por escopo e objetivo padronizar o procedimento a ser adotado pelos colaboradores da PsySon diante da solicitação de direitos do titular.

As Solicitações de Direito do Titular (“SDT”) devem ocorrer, sempre, por meio do formulário disponibilizado para esse fim no site da Psyson (inserir link do formulário). Qualquer outro pedido relacionado aos dados pessoais que não esteja englobado pelo formulário, ora referenciado, deve ser remetido diretamente ao encarregado de atender a tais solicitações, pois, provavelmente, se refere a alguma requisição que não possa ser atendida.

Os possíveis SDT’s são (i) Solicitação de confirmação da existência de tratamento; (ii) Solicitação de acesso aos dados; (iii) Solicitação de correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; (iv) Solicitação de eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento do titular – revogação do consentimento e (v) portabilidade e compartilhamento.

Qualquer pessoa natural tem direito a realizar um SDT, devendo ser atendida sendo ou não cliente, colaborador, parceiro ou fornecedor da PsySon, mesmo que, no caso concreto, não seja possível atender ao pedido realizado, é obrigatório que o Titular obtenha uma resposta acerca de sua SDT.

• Solicitação de Confirmação da Existência de Tratamento e de Acesso

 uando requisitada a confirmação da existência de tratamento, o procedimento será buscar a partir do nome e/ou CPF do Solicitante no banco de dados do site, no banco de dados do marketing e nos arquivos da PsySon.

Caso o titular de dados seja paciente e tenha informado no formulário de requisição os seus dados será necessário realizar a busca dentro da pasta digital associada ao perfil de pacientes, para confirmar quais dados pessoais estão sendo tratados.

Após todas as pesquisas realizadas, todas as informações devem ser enviadas para o encarregado pelo processamento das SDT’s para que este condense tais informações no relatório, que deverá ser enviado ao Solicitante em até 15 (quinze) dias úteis a partir de sua solicitação, e conterá: a relação dos dados pessoais do Solicitante que são tratados pela PsySon, com a base legal utilizada e a finalidade daquele tratamento de dados pessoais.

Para obter a informação de qual é a base legal para aquele tratamento de dados, será necessário consultar a planilha “Data Mapping”, que estará em poder do encarregado, e, na mesma planilha, a confirmação e acesso aos dados só poderão ser liberados caso o campo “escopo” esteja preenchido com a sigla “SAR”.

• Solicitação de Retificação de Dados

Quando requisitada a retificação de dados pessoais, será necessário, primeiramente, analisar, na planilha “Data Mapping”, se aqueles dados os quais se pretende retificar possuem, no campo “Escopo” a sigla “RET”.

Em caso positivo, deverá o colaborador identificar quais dados estão submetidos ao pedido de retificação (ex.: Nome de Casado vs Nome de Solteiro), encontrar todos os lugares em que tal dado esteja duplicado (ex.: planilhas avulsas no computador, listas e banco de dados de pacientes e profissionais), e, após a análise do encarregado referente à aprovação daquela solicitação de retificação, realizar a referida retificação em todos os lugares em que o referido dado esteja sendo tratado. Após, confirmar para o encarregado a conclusão da retificação.

O encarrego poderá pedir ao Solicitante documentos adicionais que comprovem a incompletude, inexatidão e/ou desatualização dos dados sujeitos à solicitação de retificação.

O encarregado, por fim, irá informar, dentro do prazo de 15 (quinze) dias úteis, ao Solicitante, o resultado de sua solicitação, seja com a confirmação de que os dados foram retificados/alterados, seja a negativa fundamentada para a solicitação.

• Solicitação de Eliminação ou Exclusão de Dados Pessoais

Há dois motivos pelos quais pode ser solicitada a eliminação ou exclusão de dados pessoais:

1. Eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD

Caso o Solicitante alegue haver tratamento de seus dados pessoais pela
PsySon em desconformidade com a LGPD, será necessário remeter a requisição ao ENCARREGADO a fim de que seja realizada a análise da solicitação.

Sendo identificado que, de fato, o tratamento de dados em questão é excessivo, desnecessário ou está em desconformidade com a LGPD, todos os dados compreendidos pela solicitação deverão ser imediatamente removidos de todas as bases de dados onde estão armazenados de forma irregular.

A eliminação deve ocorrer com a exclusão de todos os arquivos relativos a esse dado que existam em qualquer pasta, com a subscrição em planilhas, com a eliminação física (incineração, trituração) de arquivos físicos que contenham aquele dado pessoal.

Nesse caso, será necessária uma ampla pesquisa na planilha “Data Mapping”, bem como em todos os lugares onde possa haver armazenamento do dado pessoal objeto da solicitação de eliminação, a fim de garantir que, em 15 dias, o ENCARREGADO possa informar ao Solicitante que os dados foram removidos e/ou anonimizados ou sobrescritos em todos os “lugares” na PSYSON.

1. Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular (revogação do consentimento)

Em todas as operações de tratamento de dados que possuam no campo “base legal” da planilha “Data Mapping” o item “Consentimento”, é possível que, por solicitação do titular (revogação do consentimento), tais dados precisem ser eliminados, seguindo o mesmo procedimento descrito no item “a”.

• Portabilidade

Quando solicitada a portabilidade de um conjunto de dados pessoais, seguir-se-á o procedimento indicado no item “i”, no entanto, os dados serão disponibilizados em um formato compilado que facilite a portabilidade desses dados (incluindo prontuários) diretamente para outra instituição ou profissional.

Para efeitos da contagem de qualquer prazo em dias úteis indicados nesta Política, computar-se-ão somente os das úteis vigentes na cidade de São Paulo/SP, que serão contados excluindo o dia do começo e incluindo o dia do vencimento

Quando a Solicitação for realizada pessoalmente, basta solicitar a apresentação de um documento com foto para confirmar a identidade do titular de dados Solicitante.

Quando realizada pelo site, será necessário confrontar o e-mail fornecido na solicitação, se corresponde ao e-mail cadastrado como do titular na PSYSON. Em caso positivo, basta que a resposta à requisição seja direcionada diretamente para este e-mail.

Em caso negativo, será necessário que o Solicitante forneça mais dados para instruir a solicitação, por exemplo, data de nascimento e endereço.

Todas as solicitações deverão ser registradas em planilha própria, dentro de pasta específica na Rede, com todo o histórico do que foi solicitado, quem realizou a solicitação, data de recebimento da solicitação, data de resposta e conteúdo da resposta (atendido ou não atendido com fundamento).

Tal registro será armazenado por cinco anos após o atendimento da solicitação e, depois, eliminado permanentemente.

Caso a PSYSON não trate dados pessoais do Solicitante, será armazenada na planilha apenas o dia e horário da solicitação e da resposta.

Essa Política poderá ser revisada anualmente, de acordo com o entendimento do Comitê de Proteção de Dados da PSYSON.

Por isso, recomenda-se a consulta periódica a essa Política para a obtenção de informações atualizadas.